De afgelopen jaren hebben we vanuit de holacracy-gedachte bij Scrum Company de HR-taken belegd bij verschillende mensen. Dit bleek te versnipperd voor onze organisatie, te veel overlegtijd en geen 100% aandacht. Dit is niet goed, aangezien onze mensen ons belangrijkste kapitaal zijn en dus zij verdienen de volle aandacht. Geëxperimenteerd, geleerd en nu door naar een alternatief: de bundeling van alle HR-gerelateerde zaken in één rol. De Employee experience chief! In deze rol ben ik verantwoordelijk voor een gezonde groei van ons organisatie. Met als doel dat mijn collega’s met plezier en bevlogenheid hun werk doen en zij de beste kwaliteit bij onze klanten leveren.
Ontwikkeling in HR
Deze HR rol komt niet uit de lucht vallen. Door de agile transformaties die ik begeleidde, ben ik steeds meer het HR vakgebied ingerold. Tijdens deze transformaties verbaasde ik me over de afwezigheid van HR. Dit is de reden dat ik 2017 samen met collega’s ons boek Agile HR schreef. Een praktische inspiratie voor de HR professional in agility. De afgelopen twee jaar heb ik veel HR-teams begeleid bij hun transitie. Soms coachte en begeleidde ik het HR team in wendbaar werken met Scrum, Kanban, Agile Portfolio Management en de agile mindset. Andere keren gaat het over de rol van HR in de agile transformatie, de ontwikkeling en inzet van agile HR-instrumenten en de begeleiding naar meer zelforganiserende teams.
Vragen als employee experience chief
Dit jaar testen we of ons doel making people awesome stijgt met mij in de employee experience-rol. Ondanks een bak kennis en een schat aan ervaring op HR-vlak startte ik mijn nieuwe rol met veel vraagtekens. Ik reduceerde deze tot de volgende twee hoofdvragen:
- Waarmee begin ik?
- Hoe krijg ik inzicht in hoe het met iedereen gaat?
1. Waarmee begin ik?
Klaar voor de start? Nou, eigenlijk niet dus, want waar begin ik mee? Mijn hoofd liep over van ideeën en alsof dat niet genoeg was, gooiden mijn collega’s er ook nogal wat bij. Terug naar de basis: een backlog. Op basis van alle ideeën en onze employee journey heb ik een backlog gemaakt en de teamleden gevraagd deze aan te vullen en te prioriteren. Zij zijn immers mijn klanten en bepalen of ik waarde oplever. Het beoogde resultaat: zij zijn betrokken bij wat ik voor hen doe, ze hebben invloed en ik besteed mijn tijd niet aan zaken waar zij geen waarde in zien. Het is echt een aanrader om geregeld met je ‘klanten’ je backlog te groomen. Een groot voordeel is bovendien dat items op je backlog beter worden door de vragen die je klanten stellen.
2. Hoe krijg ik inzicht in hoe het met iedereen gaat?
Het simpelste antwoord op deze vraag is natuurlijk in contact zijn en direct vragen: hoe gaat het met je? Hier hou ik van. Hoe minder overbodige documentatie, hoe beter! In de praktijk blijkt dit best lastig: hoe doe je dit met een groeiend aantal medewerkers die ook nog eens door het hele land werken? Mijn collega’s stelden bovendien de kritische vraag waarom ik wil weten hoe het met iedereen gaat. Ik heb hiermee twee doelen voor ogen:
- Snel kunnen inspelen op individuele (ontwikkel)behoeftes.
- Inzicht in het werkplezier van het team.
Ontwikkeling met ons buddysysteem
Voor de eerste hebben we een buddysysteem in het leven geroepen. Collega’s kunnen elkaar namelijk prima helpen en ondersteunen waar het hun behoeften betreft. Ik ben daarvoor niet nodig. Iedere collega kiest een buddy en bepaalt de frequentie en invulling van het buddyschap. Dat is hun eigen verantwoordelijkheid. Hieraan hebben we ook de ontwikkeling gekoppeld. In een volgende blog ga ik hier verder op in.
Teamontwikkeling met retrospectives en teammetric
Voor het tweede doel houden we geregeld retrospectives. Helaas moet ik met het schaamrood op mijn kaken toegeven dat dit er de laatste maanden bij in was geschoten. Met als slap excuus een drukke agenda. Terwijl je niemand van ons het belang van een retro hoeft te vertellen, vonden we toch andere zaken belangrijker. Gelukkig is de retrospective nu weer terug!
Bij onze klanten gebruikten we de metric voor teammoraal (geleerd van Christiaan Verwijs) al een tijd en nu is deze ook een vast onderdeel op onze wekelijkse teammeeting. Het geeft kort inzicht in hoe iedereen in zijn/haar werk staat en op basis daarvan kunnen we samen acties ondernemen om ons werkplezier te verhogen. De teammetric bestaat uit vier vragen die onze teamleden elke week beantwoorden:
- In mijn team voel ik mij fit en sterk.
- Ik ben trots op het werk dat ik doe voor Scrum Company.
- Ik ben enthousiast over het werk dat ik doe.
- Ik vind dat mijn werk betekenisvol is.
In (scrum)teams zie je dat wanneer de teammetric daalt, het team enkele sprints later de sprintdoelen niet behaalt en minder waarde toevoegt. Kortom: het werkt als een goede voorspeller voor de toekomstige productiviteit van het team.
Doen, leren en doorgaan
Mijn eerste twee maanden als Employee experience chief waren leuk, leerzaam, soms pittig maar vooral energiek. Met wisselende reacties: Het nieuwe buddy systeem werd meteen uitgevoerd, de teammetrics direct omarmt. Maar ik krijg ook geregeld feedback, zoals op hoe agile het bijhouden van vakanties is.
Met veel energie ga ik in kleine stapjes verder om ons team nog beter te maken. Voor komende maand draait het om transparantie en duidelijkheid creëren (met o.a. een interactief personeelshandboek) en, met het uitzicht op nieuwe collega’s, de onboarding nog mooier maken.
