Agile HR

HR heeft de ideale plek in de organisatie om de mindset, systemen, processen en structuren op zo’n manier te veranderen dat teams en medewerkers worden ondersteund om elke dag waarde toe te voegen voor de klant. Bijvoorbeeld door leiderschapsprogramma’s en -ontwikkeling, engagement en retentie van medewerkers, leer- en ontwikkelprogramma’s, recruitment, beloningsstrategie en organisatie-inrichting.

Wat is Agile HR?

Het vernieuwen van de HR-competentie in de organisatie, zodat deze wendbare mensen en teams ondersteunt, noemen we Agile HR. HR kan wendbaar organiseren op vier niveaus: organisatieniveau, teamniveau, het HR-instrumentarium en uiteraard op het niveau van de HR-afdeling zelf. Deze vind je terug in ons filmpje over Agile HR en ons boek ‘Agile HR: de (on)misbare rol van HR in wendbare organisaties’ (7e druk).

 

 

Voor wie is Agile HR: naar een wendbare HR-afdeling

“Verbeter de wereld, begin bij jezelf!”. Ook HR-afdelingen zelf hebben de behoefte om op de hoogte te zijn van elkaars werk en gezamenlijk te bepalen wat de prioriteiten zijn voor de komende maanden. Om niet vast te lopen in het maken van plannen en het doorlopen van een vergadercyclus, is Agile Portfolio Management een geschikte manier van werken. Bij het inzetten daarvan, blijkt een HR-afdeling vaak te veel prioriteiten en projecten te hebben. Het maken van slimme keuzes vergroot de wendbaarheid van het HR-team. Uiteindelijk ontstaat een situatie voor HR waarin iedereen op hoofdlijnen van elkaars projecten op de hoogte is, snel besluiten kan nemen en snel kan bijsturen.

“Toen vanuit de teams de behoefte groeide om de samenwerking anders te organiseren, zijn we gaan experimenteren met Agile Portfolio Management. We zijn nu een jaar verder en de professionals geven aan meer inzicht te hebben in elkaars werk, met meer energie te overleggen en elkaar makkelijker te vinden. De teams leren HR-instrumenten en activiteiten steeds beter te verbinden aan de strategische doelen. En het gevoel daar samen verantwoordelijk voor te zijn, groeit. De kortcyclische feedback zet aan tot afspraken die nu waarde toevoegen in plaats van verlammende discussies over lange termijn personeelsplannen.” – Farid el Baktit, Manager HR bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

 

 

HR als kartrekker van de wendbare organisatie

HR gaat een steeds grotere rol spelen bij het adopteren van wendbare manieren van werken. HR is niet langer de handhaver van de ‘hark’ en het functiehuis, maar helpt in de rol van coach en kartrekker om naar een flexibele structuur te groeien. Dit vraagt lef en biedt een mooie kans om HR meer strategisch neer te zetten. We zien dat in wendbare organisaties de HR-competentie zich niet langer beperkt tot het proces van instroom-doorstroom-uitstroom, omdat een deel van die taken steeds meer naar de teams in de business verschuift.

 

 

Ondersteunen van stabiele teams in de business

Met de groei van het aantal stabiele, multidisciplinaire teams in de business, ontstaat de vraag welke HR-verantwoordelijkheden zij krijgen. Gaan zij ook beloning, leren en ontwikkelen en recruitment zelf organiseren? Als de teams dat doen, heeft dat een belangrijke impact op de rol van HR. Dit is een voorbeeld van de manier waarop Transavia dit heeft opgelost in het geval van recruitment:

Onze zelforganiserende teams in de business zijn nauw betrokken bij het recruitmentproces. Vaak neemt iemand uit het team met de rol van ‘coach’ of ‘coördinator’ het initiatief om te werven. Sollicitatiegesprekken gebeuren met de teamleden, aangevuld door iemand die de rol van HR-support vervult. De persoon in deze rol bedient een aantal teams tegelijk. – Daan Noordeloos, Circle Lead Organizational Development, Transavia

In het algemeen ligt er de kans voor HR om heldere HR-kaders te formuleren, het agility niveau van teams te meten en leiders zo te trainen en ontwikkelen dat ze de stabiele teams ondersteunen en beschermen.

 

 

Het heruitvinden van HR-instrumenten

Diverse organisaties experimenteren met nieuwe HR-instrumenten, zoals apps waarmee collega’s elkaar direct feedback geven, verzuimbestrijding op basis van HR-analytics en recruitment via aanbevelingen op sociale netwerken. Agile HR vernieuwt HR-instrumenten om een teamgerichte, wendbare organisatie te laten groeien. En met elk nieuw instrument, verdwijnen er oude.

Organize Agile verleent advies en ondersteuning bij het vernieuwen van HR-instrumentarium. Bijvoorbeeld over de onderwerpen:

  • Functioneren en beoordelen. Bij een kort-cyclische wereld hoort een nieuwe vorm van performance management, met een minder formele gespreksvorm en sneller ingrijpen bij disfunctioneren. Zeker bij zelforganiserende teams, zijn vaardigheden in aanspreken, feedback en feedforward belangrijk.
  • Strategische personeelsplanning. Het komen tot zo’n planning is een moeizaam proces, met beperkt resultaat. Een agile oplossing hiervoor is bijvoorbeeld HR Big Room Planning. Hierbij zijn teams aan zet om hun behoefte aan talent en vaardigheden te delen en samen te plannen voor de komende periode.
  • Recruitment. Op dit onderwerp zien we een spanning tussen hiring managers en (interne) recruiters. Door de samenwerking tussen deze partijen te verbeteren en het proces slim in te richten met Kanban en technieken uit Scrum, komen de belangrijkste kandidaten sneller binnen. Uiteraard is de stap daarna om pre- en onboarding te verbeteren met agile tools en technieken.

 

Werken vanuit nieuwe HR-rollen

Alle nieuwe mogelijkheden voor HR om medewerkers te ondersteunen, zijn niet allemaal in de traditionele functies van HR medewerkers onder te brengen. In plaats daarvan geven we ruimte aan nieuwe rollen voor HR-medewerkers. Een rol kun je zien als een set van expliciete verantwoordelijkheden die samen een bepaalde purpose dienen. Rollen kunnen voortdurend worden aangepast, afhankelijk van wat er op het moment nodig is in de organisatie. Voorbeelden van nieuwe rollen voor HR zijn: purpose ontwikkelaar, employee experience ontwikkelaar, trendvertaler en werkgelukontwikkelaar.

 

 

Voorbeeld van een rol: de Employee Experience (EX) Ontwikkelaar

Een nieuwe rol van HR hoeft niet een fulltime functie te zijn: het is een set van verantwoordelijkheden die op dat moment nodig is. Een voorbeeld daarvan is de volgende beschrijving van de EX Ontwerper rol.

Purpose van rol: de ervaring en beleving van de medewerker verbeteren door de dienstverlening aan de medewerker zo persoonlijk en plezierig mogelijk te maken.

Verantwoordelijkheden:

  • In kaart brengen van de employee journey: de belangrijkste contactmomenten van de medewerker met ondersteunende diensten (waaronder HR- en IT-diensten).
  • Onderzoeken van de waardering van medewerkers voor huidige ondersteunende diensten. Dat kan kwalitatief door een goede Customer Effort Score: hoe zorgen we ervoor dat HR-dingen regelen zo min mogelijk moeite kost? Maar ook kwantitatief door 1-op-1-gesprekken.
  • Bijhouden van online reviews over ‘werken bij’ de organisatie.
  • Lanceren van verbeterinitiatieven voor HR-diensten, gericht op persoonlijke, plezierige ervaringen.
  • Employer branding: het vermarkten van je werkgeverschap door een authentiek en onderscheidend imago om zo medewerkers aan te trekken en te behouden.

Aan de slag met Agile HR?

Waar staat jouw organisatie als het gaat om agile werken op het gebied van HR? Doe de test op AgileHRTest.nl.
Of wil je meepraten over de ontwikkeling van (Agile) HR? Word lid van onze Agile HR community op LinkedIn.