overzicht

Agile budgetteren

Datum
26 juli 2016
Auteur
Michiel

Hoe gaat het nu

Het klassieke budgetplan dwingt een team om in een te vroeg stadium detailbeslissingen te nemen terwijl nog niet duidelijk is hoe het project in de praktijk uit zal pakken. Maar door vast te houden aan een budgetplan, kun je slecht inspelen op veranderende wensen en prioriteiten gedurende een project. Mocht een projectteam een budgetplan toch tussentijds willen aanpassen, dan kan het gedoe opleveren doordat er opnieuw goedkeuring nodig is. Dat kan anders.

Drie ingrediënten voor agile budgetteren

Je project agile budgetteren is even wennen. In plaats van dat je een budgetplan schrijft, budgetteer je in korte cycli. Het betekent dat je niet meer rondloopt met een ‘zak met geld’ waarvoor aan het begin getekend is.

1. Van ‘zak met geld’ naar koekjespot
Een aanpak om in korte cycli te budgetteren, is volgens het ‘koekjespot’ model dat we vanuit de praktijk hebben ontwikkeld. De koekjes hierin zijn budgeteenheden die het team zelf een waarde geeft. Zo kan een ‘middelgroot’ koekje €10.000 bedragen, een ‘klein’ koekje €1.000 en een ‘groot’ koekje €25.000. De totale grootte van de pot valt samen met je ‘budgetambitie’ die je tussendoor altijd aan kan passen. Terwijl je van cyclus naar cylus gaat (telkens 3 tot 9 weken), pak je als team telkens één of meerdere koekjes uit de koekjespot, op basis van de resultaten die je wilt behalen. Elke cyclus begin je dus met een startbudget van €0, dat je opplust op basis van benodigde impact. Tevens leer je als team elke cyclus van het budget dat je hebt ‘opgegeten’ en wat dit betekent voor een volgende ‘greep’ uit de koekjespot. Al werkend wordt je zo steeds slimmer in de koekjes die je wel of niet opeet.

2. Budgetteer op impact
Klassieke manieren van budgetteren richten zich op het zo volledig mogelijk benutten van middelen: mensen en materialen. Hiermee focus je niet op het creëren van waarde maar op je bronnen volledig benutten, terwijl je doel juist moet zijn het zo snel mogelijk en zo efficiënt mogelijk waarde creëren voor de klant.
Elke cyclus bekijk je opnieuw welke impact je wilt bereiken en hak je dit op in brokken. Wanneer je bijvoorbeeld een marketingcampagne doorloopt, de brokken: “verbeteren zichtbaarheid door inzet Twitter,” “kennis verhogen door maken uitlegfilmpje” en “draagvlak creëren door een community op te richten.” Na een discussie over de waarde van deze brokken en de invulling, koppel je ze aan de koekjespot. Per brok aan impact, kies je het beste koekje.

3. Maak inschattingen gezamenlijk
Net zoals groepen beter kunnen inschatten hoeveel werk iets kost, kunnen zij ook, beter dan individuen, slimmer budgetten bepalen. Dit betekent ook dat een team het vertrouwen moet krijgen dat zij de juiste inschatting zullen maken en dat het budget op een lager organisatieniveau wordt vastgesteld.
Uiteraard betekent dit niet dat er totaal geen kaders zijn, het budget wordt immers elke cyclus opnieuw ingeschat en gemotiveerd. Het team leert daardoor het gesprek over geld steeds beter voeren, leert van eventuele fouten en ontwikkelt daarmee zelfstandig budgettaire discipline. Het risico op buitensporige uitgaven en plotse financiële verrassingen wordt beperkt door de betrokkenheid van het hele team: zij zijn de hoeders van een financieel gezond project. En ze weten: goed gedrag verdient een koekje.

En nu?

Met je team beginnen met agile budgetteren? Denk aan de volgende stappen:

  • begin met een kleinschalig project en maak met de opdrachtgever een eerste budgetambitie
  • leg het mandaat voor deze budgetambitie bij het team
  • spreek een vaste budgetcyclus af
  • begeleid de eerste agile budgetteringssessies en pas zonodig de budgetambitie aan

Heb je vragen over of ervaringen met agile budgetting in de praktijk? Laat het ons weten.

Michiel