Uitdaging voor leiders
Micro-management kan niet meer… In ieder geval niet als je als organisatie wendbaar wil werken. Agile, wendbaar werken staat voor datgene doen wat waarde oplevert voor de klant. En de medewerkers die contact hebben met de klant, die krijgen mandaat en ruimte om te doen wat nodig is. Wel binnen heldere kaders, en afhankelijk van de gekozen agile werkwijze, ook met heldere rollen en afspraken. De medewerkers krijgen dus de vrijheid om waarde te leveren aan de klant.
Als leider agile prediken maar op de punten en komma’s gaan letten in een verslag? Je bij het minste of geringste bemoeien met wat jouw team of afdeling of managers doen? Dat wordt oefenen met ander, meer diendend of coachend leiderschap, beginnend met ‘op je handen zitten’ en ‘vragen stellen in plaats van oplossingen geven’.
In een wendbare organisatie is het cruciaal dat leidinggevenden leren om heldere kaders te geven en om binnen die kaders de vrijheid en verantwoordelijkheid te delen. En dan ook echt te delen. Vergelijk het met de rol van product owner in Scrum: hij of zij geeft aan WAT er moet gebeuren, het scrum team bepaalt HOE.
Op de handen zitten
We begeleiden een middelgrote organisatie in de publieke sector bij de ontwikkeling naar een wendbare organisatie. Een van mijn collega’s sprak met het directieteam over de aanpak van de verandering. Het gesprek ging ook over de inrichting van een leerportaal. Het directieteam besprak onderling en in detail hoe dit leerportaal vormgegeven moest worden. Mijn collega heeft voorgesteld dat een nog te vormen scrum team zich over het HOE ging buigen. De directie leunde nu letterlijk en figuurlijk achterover, instemmend met het idee om vertrouwen te geven aan een team medewerkers dat de klus zal klaren.
Zoals elders een manager verzuchtte: ‘dat op mijn handen zitten, dat valt me toch zwaar. Ik leer het wel maar het kost me wel moeite. Vooral als ik denk dat het team het anders moet doen of als ik de druk voel van mijn eigen leidinggevende.’ Herkenbaar?
Van oplossingen naar coachen
Agile werken draait om vertrouwen geven. Waar plannen en micromanagement een schijnveiligheid creëren, gaat vertrouwen geven veel meer om loslaten, durven vertrouwen op de kunde van de ander, en om ondersteunen in plaats van voorkauwen.
Ik heb in veel agile teams voorbeelden gezien van wat vertrouwen doet. Een medewerkster die een vlammend betoog houdt voor het directieteam en waarvan iedereen, inclusief zijzelf, zegt dat ze dit nooit dacht te kunnen. Mooi!
In het kader van wendbaar organiseren zijn we met een directieteam en hun medewerkers aan de slag: hoe kunnen de afdelingen omgevormd worden naar zelforganiserende teams? Een belangrijk onderdeel van onze opdracht is werken aan de juiste mindset bij medewerkers, leiders en ondersteunende diensten. De managers worden zich bewust van de nieuwe rol: als een medewerker komt met een probleem, help diegene dan door te coachen. Geef geen oplossing, maar vertrouwen. En stel dus vragen.
Medewerkers moeten dan ook
Ook voor de medewerker geldt dat ze niet zomaar meer voor ieder wissewasje naar de leidinggevende lopen of bij de vergadering naar hem of haar kijken. Let maar op bij vergaderingen… Ook al wil het team zelforganiserend zijn, als er een manager aanwezig is gaat minimaal een deel van het team het verhaal richten naar de leidinggevende en non-verbaal naar instemming zoeken. Ook hier helpt bewustwording en het elkaar coachen.
Transparantie
Bij vertrouwen hoort naar onze mening ook toegang tot zoveel mogelijk informatie. Zorg dat jouw medewerkers informatie kunnen delen, inbrengen en inzien. Denk hierbij aan inzicht in marges, informatie uit directiemeetings, budgetten, misschien uiteindelijk zelfs salarissen. Zorg voor een manier waarop trends die ze zien bij klanten, ook bij andere teams en bij jou als manager terecht komen. Agile methodieken helpen hier overigens sowieso bij: scrum borden en de agile portfolio borden zijn vaak zichtbaar voor iedereen (en ze vallen op). Een tool als slack is ook een goed begin. Maar daarvoor komt natuurlijk eerst het inzicht en de keuze om écht informatie te gaan delen.
Samengevat
In een wendbare organisatie gaat leiderschap vooral om vertrouwen geven en krijgen. Agile leiders grijpen niet in, maar coachen. Ze geven in plaats van oplossingen eerder heldere kaders, richting en verdiepende vragen. Pas dan kun je als team waarde voor de klant leveren en doen waar je goed in bent.
* Hier vind je alle blogs over Agile leiderschap:
stimuleren van experimenteren
het belang van voorbeeldgedrag
het belang van kaders
leiders beschermen
