Wat is agile organiseren?

Agile blijkt voor veel organisaties een antwoord op de snel veranderende wereld. Het helpt organisaties om gezond te blijven en om super tevreden klanten en blije medewerkers te hebben. Het adaptieve vermogen van organisaties is de belangrijkste competentie om de uitdagingen van de toekomst het hoofd te bieden. Dat betekent dat je snel inspeelt op veranderingen en de wensen van de klant. Dat zijn niet alleen consumenten, maar ook burgers, patiënten, ondernemers of bedrijven. Elke organisatie ontleent haar bestaansrecht aan deze klanten. Agile organiseren stelt je in staat om klantwaarde te leveren en zo effectief mogelijk te zijn. Alleen daarmee win je het van je concurrenten of doe je recht aan je publieke taak. Een agile organisatie is bovenal een lerende organisatie.

Dat betekent een einde aan bureaucratische hiërarchien, micromanagement, eindeloze vergadersessies, uitgebreide plannenmakerij en gedweeë medewerkers. Het alternatief is een organisatie waar het bruist. Waar inspirerende leiders ambitieuze visies neerzetten. Waar elke professional begrijpt dat hij bijdraagt aan betere resultaten voor de klant. Wat ons betreft is het de hoogste tijd om de grootste omslag in het organisatiedenken sinds de introductie van het Taylorisme te realiseren. Dat noemen wij agile organiseren.

Is het iets voor mij?

Agile organiseren moet je niet doen om hip te zijn, omdat iedereen het doet of omdat je hoopt dat het besparingen oplevert. Je doet het omdat je echt gelooft dat er veel meer uit je organisatie en haar mensen te halen valt dan nu. Je verwondert je over hoe jullie nog zo vaak de plank misslaan en bent ervan overtuigd dat het zoveel beter kan. En dan niet alleen de service die aan jullie klanten verleend wordt, of de kwaliteit van jullie producten, maar ook de wijze waarop met medewerkers om wordt gegaan. Jullie grootste probleem is waarschijnlijk dat jullie alles tegelijk doen, geen echte keuzes maken, weinig transparant zijn over resultaten en/of veel energie in intern gedoe steken in plaats van met de klant bezig zijn. Het is dus hoog tijd voor:

  • Een heldere koers, duidelijke prioriteiten, keuzes en focus
  • Het waarmaken van klantbeloftes
  • Gedreven teams en bevlogen leiders
  • Korte lijnen en een wendbare organisatie

Hoe ga ik ermee aan de slag?

Belangrijk is te beseffen dat agile doen niet hetzelfde is als agile zijn. Agile is een mindset: een fundamenteel andere manier van naar de wereld kijken. Het zichtbaarheid van agile organiseren zit in de teams en hun werkwijze. Teams van professionals uit verschillende disciplines die met een visueel bord hun doelen, werk en de voortgang daarop inzichtelijk maken. Dat kan Scrum, Kanban,  Agile Portfoliomanagement of een andere methode zijn. De grote omslag is echter een cultuuromslag: agile werken en organiseren vraagt om een andere houding en ander gedrag.

Dit ontlenen we aan het gedachtengoed van Agile, samengevat in het Agile manifesto en bijbehorende 12 principes uit 2001, afkomstig uit de software ontwikkeling. Maar ook de doorontwikkeling hiervan naar Modern Agile geven mensen in organisaties, ook buiten IT, richting in hun dagelijkse werk. De kern is in alle gevallen:

  • Maak mensen belangrijk: streef niet alleen voor je klanten naar tevredenheid, maar heb ook oog voor je medewerkers. Zorg goed voor ze en wees transparant over wat wel en niet kan. Maar breng ze ook bij elkaar en zet ieders talenten volop in. Bevlogen medewerkers zijn het hart van een agile organisatie.
  • Waarde als drijfveer: het hoogste doel van elke organisatie is waardecreatie. Dat betekent dat je zo snel mogelijk iets wilt leveren dat al van nut kan zijn voor je klant. Daarmee genereer je zelf bovendien snel informatie op basis waarvan je verder kunt ontwikkelen. Klantwaarde is de kern van je bestaan.
  • Teams zijn de motor van vernieuwing: als je je niet continu blijft ontwikkelen als organisatie word je niet beter. Dat betekent dat je je producten en diensten veel en vaak moet testen, experimenten opzet en ruimte geeft aan innovatie. Je strategie stel je bij op basis van de uitkomsten en niet op basis van wie de meeste zeggingskracht heeft. Het werk wordt geprioriteerd en verdeeld over stabiele teams in plaats van mensen te verdelen over een oerwoud aan projecten en activiteiten.
  • De kracht van het netwerk: geen schotten maar samenwerken over grenzen heen. In agile organisaties werken multidisciplinaire teams samen om de gezamenlijke doelstellingen te realiseren. Informatie is transparant zodat iedereen snel de juiste beslissingen kan nemen. De organisatie is feitelijk een netwerk dat zich continu aanpast aan dat wat nodig is om waarde te leveren. Het einde van de hark dus.

Hoe kom ik daar?

Na een aantal eerste experimenten met scrum teams, merk je dat je tegen de grenzen van de organisatie oploopt. De resultaten zijn goed: klanten tevreden en medewerkers blij. Maar het smaakt naar meer. Dan is het tijd voor een agile transformatie. Een agile verandertraject waarin zowel het verbreden en verdiepen van de agile werkwijzen als de mindset centraal staan. Enthousiasme op de werkvloer is er vaak wel, maar ook voor managers en directie betekent dit een fundamenteel andere manier van werken en sturen. De hele organisatie gaat dus mee in de verandering, of in ieder geval iedereen in dat deel van de organisatie dat je wilt transformeren.

Geen blauwdruk voor verandering

Elke organisatie is anders, en elke transformatie is anders. We werken niet met blauwdrukken, maar onderscheiden wel een paar oplossingsrichtingen die altijd aandacht verdienen:

  • Bevlogen medewerkers
  • Klantwaarde
  • Stabiele teams
  • Netwerkorganisatie

De Aanpak

Stap 1: Buy-in management

Een agile transformatie komt van onderop én bovenaf. Zonder commitment van de eindbazen gaan we niet van start. Dat betekent dat we management en directie meenemen in wat agile is, wat een transformatie vraagt en vereist en dat we met hen bespreken wat hun rol daarin gaat zijn.

Stap 2: The A-team

We stellen een agile transformatieteam, het A-team, bestaande uit agile coaches van Organize Agile en medewerkers van de organisatie samen en bepalen wie de product owner wordt. Het team regelt de benodigde randvoorwaarden om te kunnen starten. Het A-team werkt met een veranderbacklog en sprintsgewijs aan de transformatie.

Stap 3: Prioriteren, kiezen, starten

We onderzoeken en besluiten waar we als eerste de meeste waarde toe kunnen voegen en gaan van start. Daarbij maken we gebruik van onze oplossingsrichtingen. Dat betekent dat we mensen trainen, coachen en adviseren waar dat nodig is.

Stap 4: Valideren en evalueren

Na de eerste sprint toetsen we bij onze stakeholders of we op de goede weg zijn, wat beter en anders kan en bepalen we de prioriteiten voor de volgende sprint.

Stap 5 en verder…

In principe continueren we deze aanpak en werken we toe naar het punt waarop we overbodig zijn geworden en de organisatie met haar eigen coaches en veranderaars elke nieuwe ontwikkeling het hoofd kan bieden.

Wil jij ook starten met agile organiseren? … link …