Agile Portfolio Management

Wanneer activiteiten en doelstellingen één project overstijgen kun je deze onderbrengen in een Agile Portfolio. Agile Portfolio Management is dé manier om wendbaar en flexibel te werken met een directie, afdeling of programma.

Wat is Agile Portfolio Management?

De welbekende actielijst die maar niet af komt. De twee uur durende vergadering zonder concrete resultaten, waar iedereen met minder in plaats van met meer energie uitkomt. Erachter komen dat een collega met precies hetzelfde vraagstuk bezig is als jij of informatie heeft waar je een maand geleden naar op zoek was. En misschien wel het ergste: kwijt zijn waarom je doet wat je doet. De hamvraag is dan: hoe kunnen we op een fijne, energieke manier met elkaar samenwerken om bovenstaande situaties te vermijden? Agile Portfolio Management kan hierbij ondersteunen.

Organize Agile heeft voor teams een unieke vorm van Agile Portfolio Management (APM) ontwikkeld. Het meest in het oog springende aan deze werkwijze zijn de drie grote cirkels die aan muren hangen of op grote rolborden staan. Maar het gaat veel verder dan deze visualisatie. APM is een manier van werken die teams in staat stelt om:

  1. inzicht te krijgen in wat je samen wil en doet;
  2. verbinding te leggen tussen mensen, ambities en activiteiten;
  3. richting te geven en keuzes te maken in wat belangrijk is.

Voor wie is Agile Portfolio Management?

APM is bij uitstek geschikt voor een directie of afdeling, stabiele teams en teams die een programma managen. Er werken inmiddels honderden Agile Portfolio Management teams in Nederland en het buitenland. Zo ook de teamleden van een gebiedsteam van Waterschap Aa en Maas: https://www.youtube.com/watch?v=hXoIEy9D2dI.

Teams in verschillende sectoren en delen van organisaties passen APM met plezier en succes toe. Voorbeelden zijn er onder meer in:

  • Stafteams (HR, Communicatie, Marketing)
  • Leiderschapsteams
  • Innovatieteams
  • Bestuur van business units
  • Opgaventeams in de publieke sector
  • Organisatieontwikkeltrajecten

Al deze teams zijn voortdurend op de hoogte waar de prioriteiten liggen, waar onderlinge verbindingen kunnen worden gelegd en wat er op het moment speelt. Het team groeit uit tot een wendbaar team, dat samen meer bereikt.

Het Agile Portfolio Management Canvas

Het essentiële hulpmiddel bij het werken met APM is het Agile Portfolio Management Canvas. Dit canvas is meer dan twee meter breed en altijd een opvallende verschijning in organisaties. Het geeft in één oogopslag weer aan welke ambities een team werkt en welke initiatieven daartoe worden ondernomen. Eventuele knelpunten, mijlpalen en successen zijn ook meteen inzichtelijk. Dit maakt het mogelijk om gedisciplineerd het gesprek te voeren over prioriteiten en het ‘waarom’ daarvan. Zo blijft een team doorlopend gericht op wat op dat moment het belangrijkste en kansrijkste is. Wendbaar dus.

Oog voor boven- en onderstroom

Een belangrijke valkuil bij visuele werkwijzen is dat het letterlijk oppervlakkig blijft. Het team is meer bezig met post-its plakken dan wezenlijke gesprekken voeren. Dit voorkomen we bij APM door een scherp oog te hebben voor de onderstroom in het team. De houdingen, veronderstellingen en gevoelens die ook effect hebben op de effectiviteit van het team zijn net zo belangrijk als het werk dat besproken wordt. Onderdeel van APM is daarom altijd teamontwikkeling, waarbij de facilitator en coach het team helpt om pijnpunten bloot te leggen, vertrouwen op te bouwen en beter te communiceren.

De hartslag van het team: de Agile Portfolio meet-ups

Na het opbouwen, komt het team in vaste regelmaat bij elkaar om te bepalen waar het staat en waar het naartoe wil. Deze bijeenkomsten vinden eens in de één tot twee weken plaats en worden ook wel meet-ups genoemd. Ze vormen de hartslag van het team. Tijdens de meet-ups is er de gelegenheid om naast gesprekken over de richting, korte inhoudelijke presentaties te geven en te reflecteren op de eigen teamgroei en -ontwikkeling. De meet-up vervangt overleggen en vergaderingen die al plaatsvinden. Ook is het een goede gelegenheid om stakeholders uit de organisatie te betrekken bij het werk en de ambities van het team.

Het succes van Agile Portfolio Management: rollen

Het succes van APM ligt bij de teamleden die samen steeds effectiever sturen op ambities en werkzaamheden. Hierbij speelt de interne facilitator een belangrijke rol: hij of zij zorgt voor een soepel verloop, bewaakt de tijd, stelt checkvragen en coacht het team. Deze interne facilitator leiden we bij Organize Agile op on the job. Een andere rol is die van de program owner die knopen kan doorhakken over de richting van het team. Van deze rol vragen we transparantie en goed zicht op de stakeholders en omgeving. Het coachen van deze rol is onderdeel van het APM-traject.

Agile Portfolio voor meerdere teams: SNAP

Organisaties die ervaring hebben opgebouwd met Agile Portfolio Management, komen vaak in de situatie dat zij meerdere teams parallel met APM willen laten werken. Daarmee ontstaat een schalingsvraagstuk. Hoe matchen we Agile Portfolio’s met teams en managen we eventuele afhankelijkheden? Hiervoor heeft Organize Agile het schaalmodel SNAP ontwikkeld: Scaled Network Agile Portfolio. Deze is terug te vinden in de publicatie Scaling Agile in Organisaties en hier als kennisartikel.

“Agile Portfolio Management heeft ons geholpen bij het creëren van overzicht, waardoor we beter in staat zijn gezamenlijk te sturen en te focussen op het behalen van resultaten.”

Hoe start je met Agile Portfolio Management?

Wanneer je aan de slag gaat met APM, starten we met een intake. Hierin bespreken we de randvoorwaarden die nodig zijn voor het APM-team om een vliegende start te maken. We letten op de teamsamenstelling, de deadline van het Agile Portfolio en het ritme van de bijeenkomsten. Vervolgens gaan we aan de slag met het team. We stellen gezamenlijke ambities vast en brengen in kaart wat de bijbehorende projecten en prioriteiten zijn. We maken duidelijk wie voor welk onderdeel van het portfolio verantwoordelijk is en oefenen met de werkwijze.